La planeación

Por Beatriz Magrassi Zebadúa, master cosmetic trainer, directora general del Tecnológico Echegaray®

En muchas ocasiones, decidir la planeación de actividades en una organización es un proceso que se toma como lógico y racional. Sin embargo, planear una estrategia asocia mucho más que buenas ideas, una ruta u objetivo. Lo que resalta como muy importante es cuándo se planea. Resulta de llamar la atención en las grandes empresas que a final de año no sólo realizan sus cierres, evaluaciones y presentación de resultados, lo más importante es que todos tienen que presentar su planeación del año siguiente.

Muchos de ustedes se preguntaran qué tiene esto de especial. Pues resulta que en la operación de muchas organizaciones se cree que empezar el año con la planeación es lo lógico y racional. Hace pocos días, un cliente que llamó a una empresa de cosméticos para hacer un pedido obtuvo como respuesta que la persona de ventas, que era quien debía atenderlo, estaba en una junta de planeación de actividades para el 2010. Diez días después sigue esperando que alguien haga contacto con él.

Planear fuera de tiempo es una amenaza latente dentro de las organizaciones y debe ser tomada en cuenta. Normalmente, al iniciar el año, ya debemos tener bien marcadas las rutas, bien definidos los objetivos y, sobre todo, estar listos para la atención a nuestros clientes. Quien atendió esta llamada seguramente pensó que era una respuesta bastante coherente y muy profesional. Estar en junta “planeando” suena rimbombante, no obstante, el cliente, que es para y por quien estamos, quedó fuera de los planes. ¡Es increíble!

Recordemos el paso a paso de la planeación:

La planeación es el proceso básico del que nos servimos para seleccionar las metas y determinar la manera de conseguirlas. Una de las principales tareas de los directivos es planear los esfuerzos de los miembros de la organización y emplear todos los recursos para alcanzarlas. Para que los gerentes puedan organizar, dirigir o controlar, antes deben elaborar planes que den dirección y propósito a la organización, decidir qué debe hacerse, cuándo y cómo ha de hacerse y quién lo hará. La planeación es un proceso que no termina cuando se acepta un plan, los planes han de ser puestos en práctica. En cualquier momento, durante el proceso de implementación y control, tal vez los planes requieran modificación para que no se tornen inútiles e incluso perjudiciales. En ocasiones, replantear es el factor decisivo que lleva al éxito final.

Un aspecto importante de la planeación es la toma de decisiones, proceso que consiste en desarrollar y seleccionar un curso de acción para resolver un problema concreto. La planeación se realiza siempre previamente a la acción, no sobre ella. Un año laboral se planea en el año inmediato anterior, se vincula con los resultados, se plantea y re-plantea según la conveniencia de la organización.

La planeación es muy sencilla y puede condensarse en cuatro pasos básicos, los cuales pueden adaptarse a todas las actividades y a cualquier nivel de la organización:

Paso 1. Establecer una meta o conjunto de metas: la planeación comienza con las decisiones acerca de lo que la organización necesita o requiere. Determinar las prioridades y ser específicos respecto a los objetivos les permitirá canalizar sus recursos con eficacia. Sin una definición clara de las metas, las organizaciones distribuirán sus recursos en una forma demasiado amplia y muy probablemente poco efectiva.

Paso 2. Definir la situación actual: ¿a qué distancia se halla de sus metas la organización? ¿De qué recursos se dispone para alcanzarlas? Sólo después de analizar el estado actual pueden trazarse los planes que sirvan para describir el progreso.

Paso 3. Identificar las ayudas y barreras de las metas: es bastante fácil ver lo que está teniendo lugar en el momento presente, pero el futuro nunca es claro. Aunque difícil de hacer, la parte esencial de la planeación es el hecho de prever las situaciones, problemas y oportunidades futuras.

Paso 4. Desarrollar un plan o un conjunto de acciones para alcanzar las metas: se requieren varios cursos de acción alternos para conseguir la meta o metas deseadas. Se deben evaluar las alternativas y escoger de entre ellas la más idónea.

betty.magrassi@tecechegaray.edu.mx